O acervo do arquivo central técnico administrativo do Instituto Municipal de Planejamento Urbano (Implurb) tem mais uma fase completa com 100% de digitalização e gestão da informação, somando mais de 12 milhões de imagens de documentos processadas em formato até A3.
A digitalização de processos vem sendo realizada pela Prefeitura de Manaus como um passo rumo à desmaterialização de papéis, que hoje já nascem eletrônicos. Mas o acervo de processos físicos, que incluem 6 mil caixas de 20 quilos de documentos, passou por gestão detalhada, organização, limpeza e descontaminação. No acervo, há processos datados a partir de 1968.
Por meio de contrato firmado pelo Implurb, 005/2020, também foram digitalizadas 12.960 imagens em formato A0; 19.440 imagens processadas no tamanho A1; e 19.440 documentos no formato A2.
Uma segunda fase da gestão documental foi concluída com sucesso com a transferência ordenada do acervo arquivístico para o depósito, com implantação e processamento dos itens.
Tecnologia
No caso do setor público, o uso de tecnologias se tornaram ainda mais necessárias, dentre outros fatores, para melhorar a eficiência operacional em tempos de pandemia. “A área de gestão documental é tida como estratégica e merece uma atenção especial. Assim, tornar os processos digitais não só contribuem para diminuir gastos e manter o funcionamento das atividades, como também aumenta a produtividade, um dos focos da gestão do prefeito David Almeida”, explica o diretor-presidente do Implurb, engenheiro Carlos Valente.
A próxima etapa vai tratar da indexação dos documentos, incluindo 648 mil itens; tratamento de acervo e armazenagem de caixas e todo o sistema para consulta de documentos não digitalizados. A indexação vai permitir uma busca rápida e ágil no gerenciamento de documentos, organizados digital e eletronicamente, evitando perda de tempo antes no modo físico, buscando em diversas pastas e caixas.
O sistema de indexação permitirá a busca de processos e documentos, aumentando o índice de produtividade do instituto para os requerentes, garantindo ainda um espaço virtual seguro para armazená-los. Nos próximos meses, o tratamento do acervo físico passará ainda por guarda e armazenagem em 43,2 mil caixas.
A organização de dados documentais é uma ferramenta para gerenciar grandes quantidades de arquivos importantes gerados sobre diversos contratos, procedimentos internos e de como a cidade foi sendo planejada e urbanizada por diversos empreendimentos, de pequeno, médio e grande porte, da iniciativa privada e pública.
O trabalho prevê que todo o arquivo técnico seja classificado e organizado com documentos temporários e permanentes, físicos e digitais, digitalização e guardas de documentos, bem como serviços relacionados.
*Com informações da Semcom
